--- title: Cómo automaticé mis prospectos: formulario, CRM y WhatsApp url: https://stephanobrooke.ai/biblioteca/automatizar-prospectos-whatsapp-crm/ description: Caso real: cómo automaticé mis prospectos con un formulario, Make, HubSpot, Calendly y WhatsApp, por 0 pesos al mes en herramientas. Paso a paso. author: Stephano Brooke lang: es-MX --- // caso real · automatización # Así hice que mis prospectos agenden solos. **8 min** de lectura por **[Stephano Brooke](https://stephanobrooke.ai/sobre-mi/)** actualizado **octubre 2026** Hasta hace poco, la mayoría de las personas que llenaban el formulario de mi consultoría se quedaban esperando a que yo las viera y les escribiera por WhatsApp. Si tardaba un día, el interés se enfriaba. Y a quien el formulario calificaba con puntaje bajo, por ejemplo por trabajar solo, le decía que una consultoría no le convenía. Ahí perdía clientes. Hoy el sistema hace casi todo solo: quien llena el formulario agenda su llamada en ese momento, mi CRM se llena sin que yo capture nada y cada mañana sé a quién escribirle y con qué mensaje. Te cuento cómo lo armé, qué herramientas usé, cuánto me cuesta (**0 pesos al mes en herramientas**) y lo que salió mal en el camino. ## En resumen - Un **formulario corto** recibe al prospecto y al terminar lo manda a **agendar su llamada** con sus datos ya llenos. - **Make** revisa si ya agendó y crea solo su contacto y su negocio en **HubSpot**. - Si no agendó, me deja un **WhatsApp ya escrito** en un botón y los **seguimientos** al día siguiente y al tercer día. - Todo cuesta **0 pesos al mes** en herramientas, con planes gratis. ## ¿Qué problema quería resolver? Tenía tres fugas: prospectos que esperaban mi respuesta y se enfriaban, gente que yo mismo descartaba con un filtro mal pensado, y seguimientos que dependían de que me acordara. Además, los datos vivían regados entre el correo, el formulario y mi WhatsApp. No quería un bot que platicara por mí con cada prospecto. Quería que lo repetitivo se hiciera solo y que yo pusiera la parte humana: la plática y la decisión. ## ¿Cómo funciona el sistema, paso a paso? 1. **Formulario corto.** En mi página de [consultoría](https://stephanobrooke.ai/consultoria/) hay un formulario de 2 minutos, hecho en Tally: nombre del negocio, a qué se dedica, tamaño, qué le duele, correo y WhatsApp. También guarda de dónde llegó la persona, por ejemplo de qué guía o de Instagram. 2. **Agenda en el momento.** Al terminar, la página manda a la persona a mi calendario en Calendly con su nombre, correo, negocio y WhatsApp ya llenos. Solo elige día y hora. 3. **Make recibe la respuesta.** Make es el conector que une todo. Recibe lo que contestó la persona, espera unos minutos y le pregunta a Calendly si ya agendó. 4. **Si ya agendó:** me llega un correo con la fecha y su información, y se crean solos su contacto y su negocio en HubSpot, mi CRM, en la etapa "Diagnóstico agendado". No tengo que hacer nada. 5. **Si todavía no agenda:** me llega un aviso con un botón verde que abre WhatsApp con un mensaje ya escrito para esa persona, y se crea una tarea en HubSpot para escribirle. Reviso el mensaje y lo mando yo. 6. **Seguimientos solos.** Cada mañana, de lunes a sábado, otro escenario de Make revisa quién sigue sin respuesta. Al día siguiente me deja la tarea del primer seguimiento y al tercer día la del segundo y último, cada una con su mensaje y su botón. Se detiene sola en cuanto muevo al prospecto de etapa. 7. **Una sola lista de pendientes.** Todo lo que necesita que yo haga algo es una tarea en HubSpot, una por persona, con un link que me lleva directo a hacerlo. La reviso en la app del celular. Y si alguien agenda directo con el link de mi calendario, sin pasar por el formulario, también entra solo a HubSpot con su tarea para el día de la llamada. ## ¿Por qué el WhatsApp no se manda solo? Se puede, pero decidí que no. Para mandar mensajes automáticos por WhatsApp hay que usar la API oficial de WhatsApp Business: fuera de una conversación activa, el mensaje tiene que ser una plantilla aprobada por Meta y esos mensajes se cobran. Además, prefiero que el primer mensaje suene a mí. La solución fue un punto medio: el sistema escribe el mensaje y me lo deja listo en un botón. Yo lo reviso y le doy enviar. Me toma unos segundos por persona. ## ¿Qué herramientas usé y cuánto cuestan? - **Tally** para el formulario: plan gratis. - **Calendly** para la agenda: plan gratis, con un tipo de evento activo y preguntas propias. - **Make** para conectar todo: plan gratis, que deja tener 2 escenarios activos. Me alcanza de sobra para el volumen que manejo. - **HubSpot** como CRM: la versión gratis tiene contactos, negocios con etapas, tareas y app para el celular. - **WhatsApp** normal, desde mi teléfono. Total: **0 pesos al mes en herramientas**. Lo que sí lleva trabajo es armarlo bien: definir qué pasa en cada caso, probarlo y corregir lo que falla. Si quieres ver cuánto cuestan estas y otras herramientas cuando creces, lo junté en [cuánto cuesta automatizar un negocio con IA](https://stephanobrooke.ai/biblioteca/cuanto-cuesta-automatizar-un-negocio-con-ia/). ## ¿Qué salió mal y cómo lo arreglé? - **Teléfonos sin clave de país.** El primer prospecto real escribió su WhatsApp sin la clave de Argentina y el botón abría un número que no existía. Ahora el campo trae +52 por defecto (quien está en otro país lo cambia) y, si un número llega sin clave, el aviso me lo marca en rojo. - **Un filtro que me hacía perder clientes.** El formulario calificaba a cada persona, y a quien trabajaba solo o tenía un negocio chico le decía que la consultoría no era para él. Lo quité: hoy todos pueden agendar, y el puntaje solo me sirve de referencia. - **Tareas que salían vencidas.** Las tareas se guardaban con la fecha en otra zona horaria y aparecían como atrasadas en vez de "para hoy". Se corrigió poniendo el vencimiento en hora de la Ciudad de México. - **Un error que tumbó todo sin decir dónde.** Una fórmula para limpiar los teléfonos hizo que Make rechazara el escenario completo, con un mensaje que no decía qué paso fallaba. Lo encontré quitando pasos uno por uno. La lección de todo esto: prueba cada cambio con prospectos falsos (correos de prueba) antes de prenderlo, y bórralos después para no ensuciar el CRM. ## ¿Qué resultado dio? Desde que todos agendan al terminar el formulario, varios prospectos agendaron su llamada solos, sin que yo les escribiera, y su información ya estaba en HubSpot cuando entré a la llamada. Yo dejé de capturar datos y de acordarme de a quién le debía un mensaje. ## ¿Esto se puede hacer en mi negocio? Sí, y casi nunca hace falta cambiar de herramientas. La misma idea sirve para una inmobiliaria que recibe prospectos de portales, un despacho que recibe consultas por su página o una tienda que contesta cotizaciones por WhatsApp: entra el prospecto, se registra solo, agenda o recibe respuesta, y tú solo atiendes lo que necesita a una persona. Si quieres algo así funcionando en tu negocio, lo armo y te lo entrego listo. [Pide tu diagnóstico gratis](https://stephanobrooke.ai/consultoria/) o mira [qué se puede automatizar en tu industria](https://stephanobrooke.ai/automatizacion/). ## Preguntas frecuentes **P:** ¿Necesito saber programar para armar algo así? No. Tally, Calendly, Make y HubSpot se configuran sin código. Lo difícil no es la herramienta: es pensar bien qué debe pasar en cada caso y probarlo. Si no quieres hacerlo tú, [te lo armo](https://stephanobrooke.ai/consultoria/). **P:** ¿De verdad se puede hacer gratis? En mi caso, sí: uso los planes gratis de las cuatro herramientas. El límite que más se siente es el de Make, que en su plan gratis solo deja 2 escenarios activos. Si tu volumen crece, conviene pasar a un plan de pago. **P:** ¿Por qué Make y no Zapier? Porque el plan gratis de Make permite flujos de varios pasos y en Zapier los flujos de varios pasos piden plan de pago. Lo comparo a detalle en [Make vs Zapier vs n8n](https://stephanobrooke.ai/biblioteca/make-vs-zapier-vs-n8n/). **P:** ¿Se puede mandar el WhatsApp de forma automática? Sí, con la API oficial de WhatsApp Business, pero fuera de una conversación activa tienes que usar plantillas aprobadas por Meta y esos mensajes se cobran. Para pocos prospectos al día, un botón con el mensaje ya escrito es más simple y suena más humano. **P:** ¿HubSpot gratis alcanza? Para empezar, sí: contactos, negocios con etapas, tareas y app para el celular. Lo que no trae es mandar WhatsApp desde HubSpot; eso está en planes de pago bastante más caros. ## Guías relacionadas [¿Cuánto cuesta automatizar un negocio con IA?Precios reales de Make, Zapier, n8n, HubSpot, WhatsApp y la IA en 2026, qué sube el costo y cómo saber si te conviene.](https://stephanobrooke.ai/biblioteca/cuanto-cuesta-automatizar-un-negocio-con-ia/) [ChatGPT como contacto de WhatsAppEl truco para agregar a ChatGPT (y a Copilot) como contacto de WhatsApp, totalmente gratis, y usarlo desde el chat directo sin instalar ninguna app.](https://stephanobrooke.ai/biblioteca/chatgpt-como-contacto-de-whatsapp/) [Las mejores herramientas de IA gratis en españolLas herramientas de IA gratis que uso y recomiendo, agrupadas por para qué sirven: escribir, buscar, diseño, imágenes, video, voz y música. Por dónde empezar, sin tecnicismos.](https://stephanobrooke.ai/biblioteca/mejores-herramientas-ia-gratis-espanol/) // quién escribe **[Stephano Brooke](https://stephanobrooke.ai/sobre-mi/)**, consultor de automatización con IA para negocios. Lo siguen 300 mil personas en Instagram, donde comparte IA aplicada en español, y automatiza procesos para negocios en México como agencias aduanales, transportistas y despachos de arquitectos. ## ¿Quieres que esto trabaje por ti? Si tienes un negocio o un proceso que te quita horas cada semana, yo lo automatizo y te lo entrego funcionando. Tú no implementas nada. El diagnóstico ahora es gratis. [Quiero automatizar mi negocio →](https://stephanobrooke.ai/consultoria/#formulario) ## ¿Te sirvió esta guía? Cada semana mando 1 correo de 2 minutos con lo nuevo que estoy probando en IA. Gratis, sin spam.